Med regler kan du automatiskt bestämma vad som ska hända med inkommande e-post. Du kan till exempel flytta meddelanden från en viss avsändare till en mapp, skicka oönskade meddelanden direkt till Papperskorgen eller sortera e-post utifrån ord i ämnesraden.
En regel består av två delar:
- Villkor – bestämmer vilka meddelanden regeln ska gälla för.
- Åtgärder – bestämmer vad som ska hända när villkoren uppfylls.
Skapa en ny regel
- Öppna Inställningar i WebbPlatsen Office.
- Gå till Regler.
- Klicka för att skapa en ny regel.
- Ge regeln ett tydligt namn som beskriver vad den gör.
Du ska nu ange regelns Villkor och Åtgärder.
Ange ett villkor
Under Villkor bestämmer du vilka meddelanden som ska omfattas av regeln.
Du kan till exempel skapa villkor utifrån:
- vem meddelandet kommer från
- vem meddelandet är skickat till
- ord eller text i ämnesraden
- meddelandets storlek
- om meddelandet innehåller en bilaga
- bilagans namn
Du kan även kombinera flera villkor om du vill göra regeln mer specifik.
Välj en åtgärd
Under Åtgärder väljer du vad som ska hända med meddelandet när villkoren är uppfyllda.
Du kan till exempel:
- flytta meddelandet till en viss mapp
- flytta det till Papperskorgen
- vidarebefordra meddelandet
- kopiera meddelandet till en annan mapp
- markera meddelandet med en flagga
När du är klar sparar och aktiverar du regeln.
Exempel – skicka e-post från en viss avsändare till Papperskorgen
Om du inte vill ha meddelanden från en viss avsändare i inkorgen kan du skapa en regel som automatiskt flyttar dem till Papperskorgen.
- Skapa en ny regel.
- Under Villkor välj att regeln ska gälla meddelanden från en viss avsändare.
- Ange avsändarens e-postadress.
- Under Åtgärder, välj att meddelandet ska flyttas till Papperskorgen.
- Ge regeln ett tydligt namn.
- Spara och aktivera regeln.
Nästa gång ett meddelande från den avsändaren kommer in hanteras det automatiskt enligt regeln.
Fler exempel på användbara regler
Regler kan användas på många olika sätt. Du kan till exempel:
- flytta fakturor till en särskild mapp
- samla nyhetsbrev i en egen mapp
- sortera meddelanden från en viss kund eller leverantör
- flytta meddelanden med ett visst ord i ämnesraden
- vidarebefordra vissa meddelanden till en annan e-postadress
- hantera meddelanden med bilagor på ett särskilt sätt
Tips
Ge reglerna tydliga namn, till exempel Fakturor till mappen Fakturor eller Nyhetsbrev till egen mapp. Det gör det mycket enklare att hitta och ändra dem senare.
Notera
Om du har flera regler kan ordningen på dem ha betydelse. Kontrollera därför att reglerna ligger i den ordning du vill att de ska behandlas.